Văn phòng Tỉnh ủy ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong thực hiện Đề tài khoa học “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Đảng tỉnh Bến Tre”

15/06/2021

​Để góp phần thực hiện các giải pháp trong Đề tài khoa học “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Đảng tỉnh Bến Tre”. Văn phòng Tỉnh ủy đã chủ động phối hợp tham mưu, đề xuất đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số góp phần giảm hồ sơ, giấy tờ hành chính. Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo từng bước có cải tiến, ứng dụng phần mềm để xử lý văn bản, thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chuyển xử lý văn bản qua phần mềm xử lý văn bản Lotus Notes và phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice. Đăc biệt, Văn phòng Tỉnh ủy đã tăng cường thực hiện phát hành văn bản số, giảm phát hành văn bản giấy, chuyển dần hình thức các cuộc họp, hội nghị trực tiếp sang trực tuyến và “Phòng họp không giấy”.

​Quang cảnh cuộc họp nghiệm thu Đề tài khoa học “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Đảng tỉnh Bến Tre".

Kết quả đạt được bước đầu

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (UDCNTT) đã được phối hợp triển khai thực hiện đồng bộ trong các cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị- xã hội trên địa bàn tỉnh trên cả 02 hệ thống mạng: mạng truyền số liệu chuyên dùng (mạng thông tin diện rộng của Đảng) và mạng Internet.

Mạng thông tin diện rộng của Đảng (mạng nội bộ) đã được kết nối đến các huyện ủy, thành ủy (trước đây được kết nối đến các đảng ủy xã, phường, thị trấn nhưng do yêu cầu bảo mật đã ngưng sử dụng từ đầu năm 2019), các phần mềm ứng dụng bao gồm: Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp Lotus Notes (gồm các ứng dụng: Thư điện tử, xử lý công văn, quản lý đơn thư, thông tin phục vụ lãnh đạo, mục lục hồ sơ, văn kiện Đảng,… được triển khai đồng bộ tại các cơ quan đảng từ tinh đến huyện); Cơ sở dữ liệu đảng viên được triển khai tại Ban Tổ chức Tỉnh ủy, được đồng bộ thường xuyên từ huyện lên tỉnh, tỉnh lên Trung ương; Hệ thống thông tin chuyên ngành Kiểm tra Đảng, phần mềm Quản lý cán bộ, đảng viên, Hệ thống thông tin chuyên ngành Tuyên giáo,…

 Mạng Internet với ứng dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice (gọi tắt là phần mềm VNPT-iOffice) dùng chung cho tất cả các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh, đều liên thông văn bản được với nhau, Trang thông tin điện tử Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Bến Tre, phần mềm “Phòng họp không giấy", phần mềm Tổng hợp ý kiến hội nghị, phần mềm Theo dõi ý kiến chỉ đạo và các phần mềm phục vụ quản lý tài sản, tài chính, kế toán,…

Ứng dụng phần mềm “Phòng họp không giấy" được đưa vào sử dụng từ cuối tháng 12/2020, hiện nay phần lớn các cuộc họp của Đảng ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, một số phòng trực thuộc (Cơ yếu – Công nghệ thông tin, Tổng hợp) và tất cả các cuộc họp, hội nghị của Thường trực Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy do Văn phòng Tỉnh ủy chủ trì phối hợp tham mưu đều ứng dụng phần mềm “Phòng họp không giấy".

Từ năm 2019 việc ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice, đặc biệt là từ năm 2020 ứng dụng thêm phần mềm “Phòng họp không giấy", kết quả cho thấy chi phí cho văn phòng phẩm, bưu phẩm phát hành giảm rõ rệt. Cụ thể: Chi phí văn phòng phẩm của năm 2020 giảm 22.850.500 đồng so với năm 2019; 6 tháng đầu năm 2021 giảm 29.552.800 đồng so với 6 tháng đầu năm 2020. Chi phí bưu phẩm phát hành của năm năm 2020 giảm 2.225.603 đồng so với năm 2019; 6 tháng đầu năm 2021 giảm 6.034.969 đồng so với 6 tháng đầu năm 2020.

Hội nghị bằng hình thức trực tuyến, được sử dụng ngày càng thường xuyên, một số cuộc họp có sử dụng thiết bị bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ, tất cả các cuộc hội nghị đều được đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh. Việc tăng số lượng hội nghị trực tuyến cho thấy hiệu quả khai thác trang thiết bị đã được đầu tư, góp phần tiết kiệm về thời gian và kinh phí so với trước, nhất là việc triển khai các Nghị quyết Trung ương bằng hình thức trực tuyến đã được Văn phòng Tỉnh ủy nghiên cứu áp dụng giải pháp chuyển tiếp từ điểm cầu Trung ương xuống tận các huyện, thành ủy, ngoài giúp tiết kiệm về thời gian, kinh phí rất lớn so với việc triển khai Nghị quyết truyền thống, còn giúp các đối tượng tham gia tiếp cận Nghị quyết đầy đủ và sâu hơn từ đội ngũ báo cáo viên rất chất lượng từ Trung ương. Và đây cũng là xu hướng hội họp trong tương lai và trong thời điểm dịch bệnh COVID đang diễn biến phức tạp. (năm 2018: 22 cuộc, năm 2019: 20 cuộc, 2020: 44 cuộc, từ đầu năm 2021 đến nay: 15 cuộc). Trong đó, tại Văn phòng Tỉnh ủy năm 2018: 02 cuộc tiết kiệm thời gian và kinh phí đi lại cho 1.665 đại biểu; năm 2019: 08 cuộc tiết kiệm thời gian và kinh phí đi lại cho 3.184 đại biểu; năm 2020: 12 cuộc tiết kiệm thời gian và kinh phí đi lại cho 3.297 đại biểu; từ tháng 1/2021 đến tháng 5/2021: 05 cuộc tiết kiệm thời gian và kinh phí đi lại cho 3.545 đại biểu.

Trang thông tin điện tử Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh (Website Tỉnh ủy) được xác định là một trong những kênh tuyên truyền, định hướng chủ trương của Đảng, của Đảng bộ tỉnh, nhất là các hoạt động của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy. Thường xuyên nâng cao chất lượng, số lượng tin bài, chỉnh sửa giao diện, bổ sung các chuyên mục giúp Website Tỉnh ủy ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn, lượng truy cập của đọc giả ngày càng tăng, Cộng tác viên cũ, mới gửi tin, bài ngày càng nhiều, hiệu quả hoạt động của Websie Tỉnh ủy được nâng lên rõ rệt. Gần đây, nhiều Cộng tác viên mới tham gia cộng tác gửi tin, bài viết chuyên sâu và có chất lượng (đơn vị Báo Đồng Khởi, Trường Chính trị tỉnh, Trường Cao đẳng sư phạm Bến Tre, Đài Truyền thanh huyện Châu Thành, Cổng thông tin điện tử Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre, ...) đã được Ban Biên tập duyệt, đăng tải trên Website Tỉnh ủy. Đặc biệt trong thời gian gần đây có nhiều tin, bài viết của các đồng chí chuyên viên Phòng Tổng hợp, Văn phòng Tỉnh ủy gửi đều đặn, phản ảnh tốt mọi thông tin hoạt động của Thường trực Tỉnh ủy; Phòng Hành chính – Lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy cung cấp đầy đủ các Chỉ thị, Nghị quyết, văn bản chỉ đạo của Tỉnh ủy để kịp thời đăng tải lên Website Tỉnh ủy. Định hướng thông tin tuyên truyền định kỳ được đăng tải kịp thời, giúp Cộng tác viên bám sát nội dung tuyên truyền, từ đó cung cấp tin, bài duyệt đăng trên Website Tỉnh ủy đúng theo định hướng. Website Tỉnh ủy tiếp tục thể hiện được là cầu nối thông tin giữa các cấp ủy Đảng với các tổ chức và công dân trong tỉnh. Chuyên mục Diễn đàn được đồng chí Bí thư Tỉnh ủy trực tiếp góp ý và đã được nâng cấp đưa vào thảo luận, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả điều hành của Thường trực Tỉnh ủy.

Công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, được quan tâm, các trang thiết bị tại Văn phòng và Trung tâm tích hợp dữ liệu Tỉnh ủy đã được đầu tư, trang bị các thiết bị tường lửa chuyên dụng và được cấu hình, cài đặt theo hướng dẫn của Trung ương đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trên hệ thống mạng diện rộng của Đảng. Triển khai mua sắm, cài đặt và cập nhật đầy đủ phần mềm diệt quét virus bản quyền cho tất cả các máy tính (mạng nội bộ và mạng internet), hướng dẫn xử lý khi nguy cơ mất an toàn, an ninh thông tin khi có cảnh báo từ các cơ quan chức năng. Đưa vào sử dụng USB an toàn và thiết bị bảo mật đường truyền hội nghị truyền hình của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Những hạn chế cần khắc phục

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác văn thư, lưu trữ chưa nhiều, Văn phòng Tỉnh ủy chủ yếu sử dụng phần mềm Lotus Notes để xử lý văn bản, nên chưa thực hiện đồng bộ với các ngành; bước đầu sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice lại gặp khó khăn chưa đồng bộ được dữ liệu từ iOffice sang Lotus Notes theo yêu cầu lưu trữ văn bản của Văn phòng trung ương Đảng; chưa cụ thể hóa các quy trình để thực hiện mà chủ yếu căn cứ vào quy định, quy chế, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh để thực hiện.

Trình độ về CNTT tại các cơ quan, đơn vị không đồng đều, có nơi chưa đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc hiệu quả ứng dụng CNTT tại đơn vị chưa cao. Quy trình gửi nhận văn bản điện tử một số cơ quan, đơn vị chưa áp dụng đầy đủ các bước (điển hình như: bước phê duyệt văn bản đến, chuyển bộ phận chuyên môn thực hiện; quy trình ký số phát hành văn bản đi), nguyên nhân chủ yếu do người sử dụng chưa nắm vững các bước thực hiện theo quy trình dẫn đến mất thời gian thực hiện, giảm hiệu quả ứng dụng phần mềm. Một sồ phần mềm vẫn còn phát sinh lỗi, phản hồi người dùng chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng (phần mềm: VNPT-iOffice, Lotus Notes, Phòng họp không giấy).

Kinh phí đầu tư trang thiết bị và thuê phần mềm lớn nhưng hiệu quả mang lại chưa tương xứng, điển hình như các trang thiết bị chạy trên mạng thông tin diện rộng của Đảng (nguyên nhân do mạng nội bộ chưa đáp ứng được nhu cầu chỉ đạo, điều hành mọi lúc, mọi nơi của Thường trực Tỉnh ủy và yêu cầu ứng dụng thực tế nên các phần mềm ứng dụng gần đây chủ yếu phát triển trên mạng Internet), phần mềm Phòng họp không giấy kinh phí đầu tư thiết bị và thuê phần mềm rất lớn tuy nhiên việc áp dụng bước đầu cũng còn những hạn chế nhất định, hiệu quả bước đầu mang lại chỉ mang tính hình thức ứng dụng CNTT, hiệu quả thực tế vẫn chưa thể hiện rõ.

Hệ thống hội nghị trực tuyến đầu tư từ năm 2015 đến nay đã cũ, lạc hậu dẫn đến việc phục vụ không đảm bảo, chưa triển khai hệ thống hội nghị trực tuyến đến cấp xã (có 02 huyện triển khai hội nghị trực tuyến đến cấp xã: Thạnh Phú, Bình Đại nhưng hiệu quả chưa cao, chưa kết nối được với hệ thống hội nghị trực tuyến của tỉnh).

Những giải pháp trong thời gian tới

Phối hợp tham mưu, đề xuất tăng cường đào tạo, tập huấn nâng cao nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 của cán bộ, công chức từ tỉnh đến cơ sở.

 Phối hợp rà soát nâng cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật mạng, đường truyền mạng trong các cơ quan đảng từ tỉnh đến huyện ủy, thành ủy và cấp xã, phường, thị trấn trong tỉnh, đảm bảo môi trường mạng hoạt động ổn định, thông suốt, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT trong các cơ quan đảng; nâng cấp, thay thế các thiết bị CNTT đã trang bị tại các cơ quan đảng trên địa bàn tỉnh. Rà soát mua sắm bổ sung các trang thiết bị công nghệ tiên tiến phục vụ nhu cầu ứng dụng CNTT, các công việc cần sự hỗ trợ các thiết bị công nghệ trong hoạt động các cơ quan đảng tỉnh.

Đề xuất cấp kinh phí mua sắm bổ sung, thay thế, nâng cấp các trang thiết bị Trung tâm tích hợp dữ liệu, đảm bảo các điều kiện cho hệ thống hoạt động liên tục có hệ thống dự phòng, nhu cầu vận hành, bảo trì và phát triển các hệ thống công nghệ thông tin tại trung tâm dữ liệu trong tương lai, chú trọng đầu tư các trang thiết bị đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; đầu tư nâng cấp, bổ sung các trang thiết bị hệ thống hội nghị trực tuyến (bao gồm hệ thống nội tỉnh và điểm cầu cuối với Trung ương), đảm bảo khả năng mở rộng điểm cầu cuối theo yêu cầu của Thường trực Tỉnh ủy; phối hợp rà soát, đề xuất xây dựng phòng họp trực tuyến tại các huyện ủy, thành ủy chưa đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật; nghiên cứu các giải pháp kỹ thuật triển khai hội nghị trực tuyến đến cấp xã.

 Tham mưu nâng cấp Trang Thông tin điện tử của Đảng bộ tỉnh thành Cổng thông tin điện tử hoạt động cả trên hệ thống mạng thông tin diện rộng của Đảng và trên mạng Internet, làm cơ sở cho việc tích hợp các hệ thống thông tin chuyên ngành và ứng dụng dùng chung; nâng cấp hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice, xây dựng (hoặc chuyển giao) phần mềm Hệ thống thông tin tổng hợp; xây dựng hệ thống xác thực một lần (SSO), số hóa tài liệu kho lưu trữ; tiếp tục triển khai các hệ thống thông tin do Văn phòng Trung ương chuyển giao; ...​

NTB