Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ thị về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức lại bộ máy chính quyền địa phương trên địa bàn tỉnh

22/04/2025

Ngày 18/4/2025, Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ thị số 03/CT-UBND về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức lại bộ máy chính quyền địa phương trên địa bàn tỉnh Bến Tre.

Theo Chỉ thị số 03/CT-UBND, để đảm bảo thực hiện tốt các quy định của pháp luật, kịp thời khắc phục những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình tổ chức chính quyền hai cấp và sáp nhập tỉnh theo Kết luận số 137-KL/TW, ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương: tiếp tục quản lý chặt chẽ việc sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số; bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp cấp bách phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, địa phương nhằm đảm bảo hoạt động văn thư được liên tục, thông suốt; kịp thời cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về tài liệu, dữ liệu khi được yêu cầu; Khẩn trương số hóa các “Tập lưu văn bản đi” trước khi kết thúc hoạt động cơ quan cấp huyện và tổ chức lại ủy ban nhân dân cấp xã; Nghiêm cấm các hành vi chiếm giữ, chuyển giao, làm hỏng, thất lạc, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, thiết bị; đóng gói và đưa tài liệu vào bảo quản an toàn trong kho; bố trí người bảo vệ đến khi bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý; thực hiện giao nộp hồ sơ vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Sở Nội vụ: Hướng dẫn, giải đáp cho các cơ quan, đơn vị, địa phương về các khó khăn, vướng mắc trong công tác văn thư, lưu trữ trước, trong và sau khi săp xếp tổ chức bộ máy; Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 03/CT-UBND; Tổ chức thu nộp tài liệu vĩnh viễn thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; cử nhân sự trực tiếp đến cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện đe hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy; tiếp nhận quản lý hoặc phối hợp quản lý tạm thời tài liệu tại nơi bảo quản. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, hướng dẫn việc bàn giao tài liệu cho cơ quan, tố chức mới; xây dựng đề án tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Đề xuất giải pháp quản lý tài liệu giấy của các cơ quan kết thúc hoạt động và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tích đống.

Công an tỉnh hướng dẫn, thu hồi và bàn giao con dấu của cơ quan cấp huyện sau khi kết thúc hoạt động theo Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ; tổ chức bảo vệ an toàn, phòng chống cháy, nổ tại nơi bảo quản tạm thời đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan có thấm quyền sau khi sáp nhập tỉnh.

Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm lưu trữ dự phòng toàn bộ dữ liệu của các cơ quan trên địa bàn tỉnh có sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh (I-Gate) thuộc phạm vi trong kế hoạch thuê dịch vụ công nghệ thông tin do Sở Khoa học và Công nghệ (trước đây là Sở Thông tin và Truyền thông) làm chủ đầu tư cho đến thời điểm sáp nhập tỉnh. Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, rà soát, tham mưu cấp có thẩm quyền cấp mã định danh cho cơ quan mới.

Nguyễn Quyên