Quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia, tách, sáp nhập

22/01/2025

Ngày 20/01/2025, Văn phòng Tỉnh ủy ban hành Công văn số 2544-CV/VPTU về việc quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia, tách, sáp nhập. Đây là một trong những nội dung cụ thể hóa hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh trong thực hiện Kết luận số 920-KL/TU, ngày 23/12/2024 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh khóa XI cho ý kiến về Phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy trong hệ thống chính trị tỉnh.

Theo đó, để quản lý tập trung, thống nhất, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia, tách, sáp nhập theo quy định, Văn phòng Tỉnh ủy đề nghị các cơ quan, đơn vị khi giải thể, chia, tách, sáp nhập quan tâm thực hiện các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

Yêu cầu và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

Về yêu cầu, toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia, tách, sáp nhập phải được quản lý tập trung thống nhất theo nguyên tắc không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ; tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được thu thập, chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Những hồ sơ, tài liệu công việc chưa giải quyết xong, phải được bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.  Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, làm hư hỏng, mất mát hay tiêu huỷ trái phép tài liệu khi cơ quan, tổ chức giải thể, chia, tách, sáp nhập; quản lý tài liệu an toàn và thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật thông tin của tài liệu.

Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi giải thể, chia, tách, sáp nhập, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trước khi giải thể, chia, tách, sáp nhập chỉ đạo, kiểm tra, tổ chức thu thập và giao nộp tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan và từ Lưu trữ cơ quan cũ vào Lưu trữ cơ quan mới hoặc vào Lưu trữ lịch sử của Đảng.  Người được giao nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia, tách, sáp nhập tham mưu giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức; tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan mới hoặc vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.  Các cá nhân trong cơ quan, tổ chức được giao giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập tài liệu, lập hồ sơ, thống kê mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu và giao nộp toàn bộ hồ sơ công việc đã kết thúc vào Lưu trữ cơ quan.

Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức mới, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia, tách, sáp nhập theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Lưu trữ cơ quan mới xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi giải thể, chia, tách, sáp nhập vào lưu trữ theo quy định. Kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu. Lập “Biên bản giao, nhận tài liệu” thành ba bản, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, bên tiếp nhận giữ hai bản và lập hồ sơ về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu khi kết thúc bàn giao. Đến thời hạn nộp lưu, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo quy định.

Về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện, thành phố, lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện, thành phố xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện khi giải thể, chia, tách, sáp nhập để quản lý và tổ chức giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng theo hướng dẫn hiện hành.

Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức giải thể, chia, tách, sáp nhập

Đối với Đảng ủy Khối Cơ quan - Doanh nghiệp tỉnh; Ban Bảo vệ, Chăm sóc sức khỏe cán bộ tỉnh; các ban cán sự đảng: Ủy ban nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh; các đảng đoàn: Hội đồng nhân dân tỉnh, Hội Văn học nghệ thuật Nguyễn Đình Chiểu, Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật tỉnh, khi kết thúc hoạt động thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, thời gian giao nộp trước ngày quyết định kết thúc hoạt động có hiệu lực thi hành.

Đối với các đảng đoàn: Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, khi kết thúc hoạt động thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, sắp xếp, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh.

Đối với Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, Ban Dân vận Tỉnh ủy, Báo Đồng Khởi khi hợp nhất thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, thời gian giao nộp trước ngày quyết định hợp nhất có hiệu lực thi hành.

Đối với ban tuyên giáo và ban dân vận cấp huyện khi hợp nhất; trung tâm chính trị cấp huyện khi sáp nhập; ban bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cán bộ cấp huyện khi kết thúc hoạt động thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được thu thập, sắp xếp, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện để quản lý đến hết thời hạn lưu trữ hiện hành. Đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, Lưu trữ cơ quan cấp uỷ huyện lựa chọn, làm thủ tục giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản 70 năm và vĩnh viễn của những cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo quy định.

Về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng mới thành lập

Sau khi có quyết định thành lập, hợp nhất, sáp nhập các cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh, huyện thì thành lập Phông lưu trữ mới kể từ ngày có quyết định thành lập.

Mở sổ mới để đăng ký văn bản đi theo nhiệm kỳ, trong đó: Đảng bộ cơ quan Đảng, đoàn thể, hội đồng nhân dân, tư pháp cấp tỉnh và Đảng bộ chính quyền cấp tỉnh  theo nhiệm kỳ của Đảng bộ cơ quan Đảng, đoàn thể, hội đồng nhân dân, tư pháp cấp tỉnh và Đảng bộ chính quyền cấp tỉnh (nhiệm kỳ 2025-2030, khóa XIV), tính từ khi sử dụng con dấu mới đến ngày kết thúc đại hội Đảng bộ cơ quan Đảng, đoàn thể, hội đồng nhân dân, tư pháp cấp tỉnh và Đảng bộ chính quyền cấp tỉnh, nhiệm kỳ 2030-2035, khóa XV. Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy và Ban Dân vận Tỉnh ủy sau khi hợp nhất thì đăng ký văn bản đi theo nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh khóa XI (tính từ khi sử dụng con dấu mới đến ngày kết thúc đại hội Đảng bộ tỉnh lần tiếp theo). Đối với ban tuyên giáo cấp huyện và ban dân vận cấp huyện, trung tâm chính trị cấp huyện sau khi hợp nhất, sáp nhập thì đăng ký văn bản đi theo nhiệm kỳ của ban chấp hành đảng bộ huyện, thành phố (tính từ khi sử dụng con dấu mới đến ngày kết thúc đại hội đảng bộ huyện, thành phố lần tiếp theo)

Số văn bản đi được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về “Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng”, riêng tên loại “Quy định” được ghi chung một hệ thống số theo số của tên loại “Quyết định” trong cùng một nhiệm kỳ và ký hiệu là “QĐ” theo Công văn số 2394-CV/VPTW/nb, ngày 11/3/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng “Về việc ghi số, ký hiệu văn bản đối với tên loại Quy định”. Mở sổ mới để đăng ký văn bản đến và số văn bản đến được lấy liên tục từ số 01 cho tất cả các thể loại văn bản và được tính từ ngày 01/01 cho đến hết ngày 31/12 của năm đó.

Nguyễn Quyên