Hội nghị quán triệt, triển khai chỉ đạo của Ban Bí thư về lưu trữ, quản lý tài liệu

13/05/2025

Chiều ngày 12/5/2025, Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức Hội nghị trực tuyến quán triệt, triển khai chỉ đạo của Ban Bí thư về lưu trữ, quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương. Đồng chí Lê Khánh Toàn, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì Hội nghị. Hội nghị được kết nối đến hơn 630 điểm cầu tại 63 tỉnh, thành phố, với hơn 43.000 đại biểu tham dự.

Đồng chí Lê Khánh Toàn, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng phát biểu khai mạc Hội nghị (ảnh: Nguyễn Quyên)

 

Tại điểm cầu Văn phòng Tỉnh ủy Bến Tre có các đồng chí trong Ban lãnh đạo Văn phòng; lãnh đạo, cán bộ các phòng chuyên môn Văn phòng Tỉnh ủy;  đại diện lãnh đạo, văn phòng và đồng chí phụ trách công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, các đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh,... Điểm cầu cấp huyện có đại diện thường trực huyện ủy, thành ủy; đại diện ban lãnh đạo văn phòng huyện ủy, thành ủy; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin văn phòng các huyện ủy, thành ủy. Điểm cầu cấp xã có đại diện thường trực đảng ủy và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Đảng uỷ xã, phường, thị trấn; lãnh đạo Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã…

Đồng chí Lê Khánh Toàn, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng phát biểu khai mạc Hội nghị và quán triệt chỉ đạo của Ban Bí thư về Lưu trữ, quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương. Theo đó, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Lê Khánh Toàn khẳng định: cùng với quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp thì việc quản lý tập trung thống nhất và giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu cấp thiết, cần được triển khai một cách đồng bộ, hiệu quả; đặc biệt; hồ sơ, tài liệu được hình thành trong các cơ quan, tổ chức Đảng chứa đựng những thông tin pháp lý, khoa học, lịch sử quan trọng; là căn cứ để theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng. Đồng thời, việc lưu trữ tài liệu đầy đủ và quản lý có hệ thống giúp dễ dàng tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và nghiên cứu sau này; ngoài ra, việc số hóa tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng, mất mát, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ, khai thác và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên hiện nay, công tác lưu trữ, quản lý, số hóa tài liệu còn một số khó khăn nhất định như: thời gian sáp nhập, kết thúc hoạt động của các cơ quan, đơn vị đang gấp rút trong khi khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa và đang chỉnh lý, số hóa còn rất lớn; khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chỉnh lý tài liệu theo đúng các văn  bản hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, nhất là chỉnh lý khối tài liệu mật; việc bảo mật, an toàn thông tin trong chỉnh lý và số hóa tài liệu; về kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ, số hóa tài liệu; thời gian thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu đặt ra là rất ngắn, khối lượng công việc rất nhều.

Quan cảnh Hội nghị tại các điểm cầu (ảnh: Phan Thế Quang)

 

Từ thực tế đó, để quản lý thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Ban Bí thư Trung ương Đảng có một số chỉ đạo đối với các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị-xã hội ở địa phương khi sáp nhập, kết thúc hoạt động cần tập trung thực hiện tốt các nhiệm vụ: các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị-xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã khi kết thúc hoạt động phải quản lý toàn  bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu; Không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép và bảo đảm an toàn, bảo mật về tài liệu và thông tin tài liệu; Toàn bộ tài liệu phải được tập trung, chỉnh lý khoa học và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận không được làm xáo trộn tài liệu trong từng phông, từng khối; Các cơ quan, tổ chức bảo đảm các nguồn lực cần thiết (nhân sự, kho tàng, trang thiết bị, kinh phí,…) cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; có phương án kiện toàn Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ cơ quan, tổ chức trong Đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương.

Ảnh 3: Đại biểu dự Hội nghị tại điểm cầu tỉnh (ảnh: Phan Thế Quang)

 

Các đại biểu được nghe Văn phòng Trung ương Đảng triển khai một số hướng dẫn về lưu trữ và quản lý tài liệu; số hóa tài liệu, đóng gói, sao lưu dữ liệu và số hóa tài liệu bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương, cụ thể: hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn số 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương; Công văn số 14204-CV/VPTW, ngày 9/4/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung về số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính; Công văn số 14748-CV/VPTW, ngày 6/5/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 7/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và Công văn số 1479/BCA-ANCTNB, ngày 17/4/2025 của Bộ Công an về hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật Nhà nước.

Đại diện lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và Bộ Công an cũng đã giải đáp những thắc mắc của cán bộ văn phòng cấp ủy các địa phương, liên quan đến việc bảo quản, số hóa tài liệu mật, tài liệu tối mật.

Hội nghị đã quán triệt, triển khai kịp thời chỉ đạo của Ban Bí thư về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương; qua đó, giúp cho các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nắm vững các quy định, hướng dẫn về lưu trữ, quản lý, số hoá tài liệu, nâng cao trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao.

Nguyễn Quyên